May 18, 2019

Timesheet Excel da Google Calendar

Inserimento attività

Creare diversi calendari: es. Didattica, Ricerca, Dipartimento... per inserire lezioni, esercitazioni, esami (didattica); meeting di progetto (ricerca); consiglio, commissioni (dipartimento); utilizzare il calendario Base per le altre attività

Creare un calendario Timesheet per rendicontare le ore verso enti terzi
Denominare le attività con una sigla per il progetto, es. UEx, RegioneY...

Esportazione in Excel

Per esportare attraverso fogli Excel integrati le attività aggiornate su Google Calendar

Eventuale Software a pagamento da adottare per l'intera organizzazione (minimo la versione professional poiché occorrono calendari multipli e ogni mese un'esportazione)
https://www.gcal2excel.com/

Software gratuito
https://www.gtimereport.com/Home/Export

  1. selezionare i calendari da esportare (es. escludere i calendari Privati)
  2. è possibile esportare anche i calendari condivisi da altri account Google
  3. esportare anche i giorni che non contengono attività per ragioni di continuità (Include empty days)
  4. è possibile aggiungere anche l'orario di fine attività in una colonna (Show end time column) - sembra inefficace
  5. viene esportata la durata di ogni singolo evento, senza orario, una riga per evento, più righe per ogni data
  6. si alternano grigio e bianco per i giorni infrasettimanali, raggruppati per data
  7. le righe gialle e arancione scandiscono sabato e domenica
  8. eventi duplicati su più calendari (stesso titolo e contemporanei) sono elencati accorpati, in unica riga e contati una sola volta, senza moltiplicare le rispettive durate
  9. Duration as number aggiunge una colonna con i valori in formato numero, es. 1.5, accanto a quella nel formato ora, es. 00:30
  10. Merge similar items accorpa eventi con lo stesso nome per avere il conteggio orario mensile su ciascun progetto in una tabella in calce al calendario. Sort summary table per ordinare alfabeticamente
  11. è possibile collegare Google Calendar e Google Drive fornendo le autorizzazioni (unlock Google Spreadsheet) e generare direttamente Fogli Google in Google Drive
  12. talvolta il foglio generato è vuoto, esportare in Excel e incollare nel foglio vuoto


Manualmente
https://support.google.com/calendar/answer/37111?hl=it

e poi
https://www.techwalla.com/articles/how-to-convert-ics-to-excel

Archiviazione

Creare calendari mensili su singoli file Excel con AnnoMese Cognome
Salvare in PDF
Firmare digitalmente
Archiviare in cartella nel cloud (es. GDrive) per condivisione (amministrazioni diverse - essendo fogli integrati su progetti diversi, ente terzo)

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