Nuova procedura informatizzata per le missioni

Inserire la motivazione del rifiuto da parte del responsabile

Inserire tutti i dettagli sulla missione anche nelle email di rifiuto

Ho ricevuto due email da www-data.lab con oggetto [SPAM] che dicono

La richiesta di autorizzazione missione n. 3 NON è stata accettata.
NON ha approvato la richiesta missione
Email del responsabile:


Dopo avere rifiutato la missione, nella finestra
http://lab.ing.unipi.it/missioni/admin.php?mID=30&key=51b4274bc6400eb85edc89fbbdc48ae3
con il risultato appare

Missione NON ANCORA autorizzata dal responsabile
Missione NON ANCORA accettata dal richiedente
Missione NON ANCORA autorizzata dal Direttore

invece di Non autorizzata da zzz il xxx alle yyy eliminare i successivi due campi

Si potrebbe mettere un bottone nella pagina di ricapitolazione missione del richiedente con manda sollecito al responsabile/corso di studio con tutti i dettagli
Oppure il sistema potrebbe rimandare in automatico dopo una settimana solleciti per le missioni non autorizzate

Per evitare l'invio multiplo di email facendo avanti e indietro che ricarica la stessa pagina, basta mettere il bottone "spedisci email" che riporta anche il numero di volte in cui viene premuto, che può essere usato anche per solleciti nel caso in cui il responsabile si dimentichi di approvare o perda l'email. Ci vuole poi un apposito flag che lo disabilita nel caso in cui il direttore abbia accettato, così va avanti solo un messaggio.

Nel titolo missione n. xxx, metterei "richiesta il" invece della data in inglese tra parentesi che non si capisce di cosa sia la data.

Anche l'email che dice che il direttore ha approvato la n. 22 mi è arrivata due volte.

Nell'email che mi chiede di approvare la missione di qualcuno in qualità di responsabile ci dovrebbero essere tutti i dati per individuare di cosa si tratti, non basta chi fa la missione, ma anche luogo e scopo come minimo. Meglio se con tutti i dettagli.

Ci vorrebbe la possibilità per richiedenti, responsabili e altri di rivedere tutte le missioni richieste, approvate e non facendo query al sito. In modo da avere un archivio centralizzato, in cui posso controllare cosa ho richiesto e... anche le liquidazioni.

Qui ci vorrebbe autorizzata dal responsabile xxx il yyy alle zzz
http://lab.ing.unipi.it/missioni/view.php?mID=7&key=3465d350a099d504343813a52dabc10f

Noto che, correttamente, se non autorizzo una missione, il link rimane valido e registra la precedente scelta (motivazione del rifiuto). Posso ricaricare la pagine n. volte, fino al momento dell'accettazione. Se accetto, viceversa non posso revocarla.
http://lab.ing.unipi.it/missioni/admin.php?mID=29&key=534301639bbf917bdec5588fd5eeced6


Si ricevono doppie email dopo l'autorizzazione del direttore? Una con oggetto "Missione 2 autorizzata" l'altra con "Attenzione: stampa missione 2".
A parte uniformare i messaggi, sarebbe preferibile accorparle.
Le due schermate
http://lab.ing.unipi.it/missioni/view.php?mID=2&key=99d3df94f0b0fbfddfe88b98d940f791

e

http://lab.ing.unipi.it/missioni/modulo.php?mID=2&key=99d3df94f0b0fbfddfe88b98d940f791

relative alla stessa missione sembrano ridondanti. In particolare la prima sembra del tutto inutile.

Il problema si ripete nel caso della missione n. 5 con
http://lab.ing.unipi.it/missioni/modulo.php?mID=5&key=07c8495a2857a10e84e5e34db1b8df89

e

http://lab.ing.unipi.it/missioni/view.php?mID=5&key=07c8495a2857a10e84e5e34db1b8df89

In particolare ho ricevuto due email con oggetto stampa missione 2, è dovuto al fatto che sono andato (volutamente) avanti e indietro con il browser?

Sarebbe preferibile ricevere email che riportano non solo il link, ma anche tutto il collegamento in chiaro, dato che alcuni client di posta o webmail potrebbero non supportarlo e gli antivirus eliminarli.

Le email dovrebbero contenere molte più informazioni. Certamente devono essere immediate, quindi subito in testa l'esito della approvazione o meno, ma di seguito si dovrebbero ricapitolare tutte le informazioni precedenti fino a quel momento, in modo che a mano a mano che il procedimento di approvazione procede i vari utenti interessati possono cancellare le email precedenti e mantenere solo l'ultima che le riassume tutte.
Questa progressione potrebbe essere evidenziata per chiarezza anche nell'oggetto che dovrebbe essere:

"Autorizz. missione Lanzetta a XXX del YYY. Step 3 di 5" o "approvazione 2 di 3".

Per evitare un ulteriore ricorso ad Internet, l'ultima email potrebbe già essere il modulo da stampare con tutte le informazioni impaginate direttamente nell'email e con lo spazio per la firma.
Ci può ANCHE essere un link per consultazioni future o per una stampa impaginata meglio, ma sarebbe comodo stampare direttamente senza dover aprire il browser. Inoltre il client di posta elettronica farebbe anche da archivio personale dell'ultimo modulo stampato, quello più importante di tutti, anche per eventuali ricerche con google desktop o simile tra le richieste di missione.

Ulteriori note questa volta anche da "Responsabile del fondo".
Quanto scritto nel precedente messaggio (in calce) relativamente al bisogno di aumentare la professionalità e contenuto informativo delle varie schermate di risposta alle autorizzazioni vale anche per quella che appare dopo l'approvazione da parte del responsabile del fondo. Ad esempio nella pagina scriverei:
La tua approvazione della richiesta di missione di AAA a BBB del XXX per KKK con mezzo JJJ - e tutto il resto delle informazioni - è stata registrata il YYY alle FFF.
Una email di conferma è stata inviata a AAA (AAA@ing.unipi.it).

Credo che il responsabile del fondo dovrebbe ricevere una email di promemoria della sua scelta.
Oppure bisognerebbe specificare nell'email che il responsabile del fondo riceve e che lo invita a cliccare il link per approvare, una frase del tipo "Questo collegamento potrà essere utilizzato anche dopo l'eventuale approvazione per monitorare lo stato del procedimento" (vero?).

Nel modulo di richiesta iniziale, non è chiaro (specialmente al personale non strutturato) quando vada compilato il campo "Motivazione mezzo straordinario". Potrebbe essere attivato automaticamente in base all'opzione scelta, oppure ci vorrebbe una riga di spiegazione: "Nel caso in cui venga selezionata l'opzione a, c o d, specificare la motivazione"

Ancora nella pagina principale. Dopo la frase "amministrazione missioni" indicherei tra parentesi "(accesso con password") oppure ("accesso riservato all'amministrazione").

Se prevista una compartecipazione delle spese di una missione tra docenti diversi o l'uso di fondi diversi, si potrebbe lasciare il modulo come è ora, con un Responsabile "principale", ma bisognerebbe almeno indicare un sottotitolo accanto al campo "Fondo su cui gravare la spesa", "Indicare anche l'eventuale compartecipazione alla spesa" (come promemoria per chi dovrà liquidare). Ampliare quindi lo spazio. Il meccanismo delle approvazioni multiple mi sembra perverso ed eviterei, anche se mi sembra praticamente fattibile aggiungere più responsabili in serie.

Non si potrebbe studiare un modo per accedere direttamente alle missioni con un identificativo (ID del database - Salvatore/Marco) per monitorarne lo stato senza passare dalle email? Ad esempio un termine intuitivo, non sensibile alle maiuscole, formato da CognomeDestinazioneDATA, es. lanzettazagarolo17052008. Questo farebbe comodo per accedere da diversi PC e intervenire nelle varie fasi con eventuale responsabile, direttore. Questa soluzione, se praticabile, risponderebbe all'esigenza manifestata nelle varie riunioni di velocizzare il processo in presenza di più docenti, magari poco reattivi.
Un'altra possibilità, ma mi sembra più complicata tecnicamente, consiste nel rendere il database missioni accessibile agli interessati limitatamente ai record in cui compare la loro email. In modo statico, distribuendo password a tutto il personale strutturato per vedere tutte le richieste di missione in cui compare la loro email (quindi come richiedenti, responsabili di fondo o di corso di studio/dottorato, ordinandole per data o destinazione.
Ancora meglio, in modo dinamico, per permettere anche agli utilizzatori occasionali di ricevere (o specificare) una loro password al momento della richiesta ed essere in grado di accedere alla loro missione.

Tutte le pagine dovrebbero contenere in testa o in calce una filata di link veloci, come: torna alla pagina principale di richiesta di autorizzazione missioni, segui lo stato di una missione, vai alla home page del dipartimento, vai alla pagina principale dell'Università di Pisa.

Ci auguriamo che uno strumento così moderno e efficace venga adottato da tutta la facoltà o dall'ateneo.

Attendiamo il modulo per i rimborsi che sarà molto più semplice (senza rimbalzi di autorizzazione) e snellirà molto il lavoro della segreteria grazie all'inserimento e calcolo automatico degli importi. La segreteria dovrà soltanto verificare la corrispondenza tra gli importi inseriti e i giustificativi inviati per posta interna! Inoltre il personale avrà un promemoria in formato elettronico comodo da archiviare.

In cima al modulo ci vuole una frase che fornisca una visione d'insieme della procedura. Fino a dove si può arrivare. Chiaramente non occorre per chi ne ha fatte decine e quindi non ha alcun problema comunque sia organizzato il modulo, ma soprattutto per chi lo deve fare la prima volta e lo userà magari solo una volta in vita sua, es. studenti.
Quindi bisognerebbe scrivere frasi quasi ovvie come. Riempire tutti i campi e premere invia. Sarà inviata una email al responsabile del fondo e a tizio caio sempronio. Successivamente attendere una email ... poi ... ecc.
Anche nelle email si dovrebbe dire. Hai ricevuto questa email in quanto hai compilato il modulo elettronico del DIMNP il XXX alle YYY ecc.

Devo proprio specificare luogo e data di nascita? Serve per certificare lo scrivente o si può omettere per alcune qualifiche di personale note all'amministrazione (es docenti)? In tal caso specificarlo. Se un docente indica una data errata, non credo che qualcuno la verificherà, per scoprire che ha fatto il lifting.

Qualifica, nel caso di "altro" aggiungerei una casella di testo che si attiva automaticamente preceduta da "specificare:"

Il riquadro "Giustificazione uso mezzo straordinario" si potrebbe attivare automaticamente in base al mezzo di trasporto selezionato. Oppure riportare una riga di spiegazione (quali sono i mezzi straordinari?).

Dopo "Guidatore autorizzato" aggiungerei tra parentesi (Nome e Cognome o Cognome e Nome).

Uniformare: usare nei vari campi sempre Nome Cognome o Cognome Nome.

I campi "Nome" e "Guidatore autorizzato" non accettano il completamento automatico del modulo (per Salvatore).

"Ora inizio missione" potrebbe essere un combo box con le 24 ore. Comunque dovrebbe essere solo numerico.
Analogamente su durata si potrebbe mettere un campo solo numero e poi accanto un combo box con ore e giorni.

Il pulsante "Invio dati" mi sembra troppo brutale. Metterei una schermata riassuntiva con la possibilità di tornare indietro e correggere.
Inoltre aggiungerei una frase del tipo "Controllare la correttezza dei dati. Premendo il pulsante saranno automaticamente inoltrate email di richiesta a Responsabile del fondo e/o Presidente di corso di studio/dottorato"

Relativamente alla data della missione, ammetterei anche il giorno della richiesta per casi urgenti.
Come default si potrebbe mettere il 2008 come anno, invece di 2010.

Si potrebbe prevedere un campo "Al solo scopo assicurativo" e bypassare un responsabile dei fondi (es. per studenti/tesisti in visita ad aziende)?

Cercare di conferire un aspetto più professionale alle pagine che appaiono dopo l'approvazione, lavorando sui formati del testo.

Pagina http://lab.ing.unipi.it/missioni/mission_check.php invece di "homepage" scriverei "Torna al modulo di richiesta missioni"
Invece di "nuova missione inserita" scriverei "modulo di richiesta missione compilato correttamente" visto che viene fatta una verifica formale.
Invece di "Invio email al responsabile: " scriverei "E' stata inviata una email per approvazione al responsabile del fondo: "

Ad esempio, il titolo dovrebbe essere subito: Missione del prof. Lanzetta a Canicatti del 15 Maggio 2008. Inutile preservare un aspetto da modulo da compilare con Nome, Cognome, data di nascita ecc., basta mettere in evidenza le informazioni rilevanti, anche in forma discorsiva... abbiamo bisogno di un grafico in dipartimento...

Ho fatto un po' di prove con avanti e indietro nel browser. Sono state inviate altrettante email? Se sì, bisognerebbe evitarlo chiudendo le finestre automaticamente, o con altri metodi simili, dopo l'accettazione.

Non viene mandata al richiedente una email di promemoria? Non avendo questo promemoria, oltretutto non posso controllare la corrispondenza tra quanto inserito e quanto visualizzato. Il promemoria dovrebbe ovviamente contenere tutti i dati inseriti.

Non viene fatta verifica che sia stato compilato il tipo di fondo?

Nel mio caso (docente) il modulo ammette perfino di selezionare contemporaneamente entrambi i presidenti di corso di studio, ma manda email solo al responsabile del fondo (giusto).

L'email inviata a seguito dell'approvazione del responsabile del fondo dovrebbe contenere qualche dato identificativo, es. luogo, data e scopo (perché se ne faccio un paio o se una stessa persona le prepara per due o tre colleghi che viaggiano insieme, non si sa quale sia stata approvata).

Anche la pagina che appare dopo che il richiedente ha accettato il modulo dovrebbe contenere qualche discorsino in più, per rassicurare gli utilizzatori, specialmente ai primi utilizzi. Invece di "sending email (al direttore): " scriverei "E' stata inviata una email per approvazione al direttore: "

Ho avuto in contemporanea missioni approvate e non approvate dal responsabile del fondo come richiesto dal test. Cliccando su visualizza missione (dopo averla accettata) compare una missione vuota - anche con data errata nel titolo
http://lab.ing.unipi.it/missioni/view.php?mID=2&key=f16cb737737f31c02354de1c2b2ea0cb
http://lab.ing.unipi.it/missioni/admin.php?mID=2&key=f16cb737737f31c02354de1c2b2ea0cb&do=update
Forse appare l'ultimo esito (perché mentre preparavo il secondo modulo, il responsabile del fondo me ne ha rifiutata una). Ci vuole un collegamento univoco.

Analogamente, provare cosa accade con
http://lab.ing.unipi.it/missioni/view.php?mID=5&key=74075169064643c26e09cfc802918e8a

In questo link si nota anche che appare il responsabile del corso di studio che dovrebbe essere incompatibile con la qualifica del richiedente (docente). Non è stata fatta questa verifica sul modulo?

Nella email dopo l'accettazione del responsabile è presente un link che permette anche di stampare il modulo prima ancora dell'accettazione del richiedente e del direttore. Cosa significa? Si può bypassare l'approvazione del direttore e del richiedente e stampare il modulo e mandarlo in amministrazione firmato? Se non si può, allora il link andrebbe tolto. Se invece è possibile bisogna indicare nel modulo in quali condizioni (es. urgenza) si può stampare, firmare e mandare avanti.

Nelle email e nelle schermate dopo le varie accettazioni, oltre al dato "Accettata" o "Non accettata", riporterei anche "Data e ora". Es. "Accettata il XXX alle YYY"

Cosa garantisce il direttore dell'uguaglianza tra modulo internet che lo scrivente stampa e firma e di quello che approva il direttore? Un richiedente malintenzionato potrebbe modificare il testo (ad esempio aumentando la durata della missione o il mezzo) nel modulo cartaceo che viene stampato che fa fede invalidando le intenzioni del finanziatore! Conversione in PDF?

Appena il direttore mi approva qualche missione, potrò fare qualche altro commento.

Intanto mi sono permesso di fare qualche prova fuori programma di tipica missione in cui io sono sia il richiedente sia il responsabile del fondo e mi sembra un po' inutile il doppio passaggio di email. Credo che basterebbe aggiungere un pulsante nel caso in cui coincidano.

Il mittente delle email risulta server@lab, si può mettere un mittente più esplicito, come Modulo Missioni?